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Pflegeprozesse: Welcher zeitliche Anteil entfällt auf die Dokumentation?

Eine der wesentlichen Aufgaben im Rahmen von SEVIP&V besteht in der Konzeptionierung eines Systems zur Automatisierung oder Teilautomatisierung von Dokumentationsaufgaben in der Pflege. Dahinter verbirgt sich die Hoffnung, Pflegekräfte im Alltag von Dokumentationspflichten entbinden zu können, um ihnen so mehr Zeit für die eigentlichen Kernaufgaben der Pflege sowie – zunehmend zum Glück als wichtig begriffene –  zwischenmenschliche Kontakte zu Patienten und Angehörigen einzuräumen. Doch welchen zeitlichen Anteil nimmt die Dokumentation der pflegerischen Tätigkeit überhaupt im Rahmen typischer Pflegeprozesse ein?

Diese Frage zu beantworten ist Aufgabe der Arbeitsgruppe Prozessanalyse und -optimierung, die sich am 14.01.2015 zur zweiten Auswertungsrunde im Wernigeröder Innovations- und Gründerzentrum traf. Vorgestellt wurden dabei unter anderem die durch Isabell Schrader, Fabian Degen und Daniel Dudka – drei Studierende im Master-Studiengang Business Consulting der Hochschule Harz – entwickelten digitalen Modelle typischer Pflegeprozesse, die in vier stationären Pflegeheimen in Halberstadt erhoben wurden: Der morgendlichen Grundpflege, der Wundversorgung und -dokumentation sowie der Medikamentenverwaltung und -ausgabe. Dabei zeigten sich im Hinblick auf den Anteil der Dokumentation am Prozessaufwand erhebliche Unterschiede zwischen den drei Prozessen:

  • Der Dokumentationsaufwand bei der Medikamentenverwaltung und –ausgabe wird von den befragten Pflegedienstleiterinnen als sehr hoch (etwa 30% des insgesamt anfallenden Arbeitsaufwands) eingeschätzt.
  • Der Dokumentationsaufwand bei der Wundversorgung wird von den befragten Pflegedienstleiterinnen als hoch (ungefähr 20% des insgesamt anfallenden Arbeitsaufwands bzw. rund 10 Minuten pro Heimbewohner) eingeschätzt.
  • Der Dokumentationsaufwand in der Grundpflege ist im Verhältnis zum gesamten Arbeitsaufwand in diesem Prozess mit nur 3 bis 5 Minuten pro Heimbewohner als gering einzustufen (in Einzelfällen ggf. erhöht durch Lagerungs- und Flüssigkeitsprotokolle). Da es sich jedoch um einen Prozess handelt, der sehr häufig durchlaufen wird, wird eine Dokumentations-Teilautomatisierung von den Befragten dennoch als lohnenswert betrachtet.

IBO-Prozessmodell

Die Ergebnisse der Arbeitsgruppe stützen damit insgesamt die Annahme, dass eine teilweise Automatisierung der Dokumentationsaufgaben für eine erhebliche zeitliche Entlastung von Pflegekräften sorgen könnte – wenn es gelingt, eine rechtssichere, technisch leicht in die bestehenden Prozesse integrierbare und für Pflegekräfte wie für Patienten gleichermaßen akzeptable Lösung zu finden. Die unter Einsatz der Software ibo.PROMETHEUS.NET digital erfassten Prozessmodelle werden bei der weiteren Suche nach einer solchen Lösung eine zentrale Rolle spielen, da sie es uns unter anderem ermöglichen werden, die Folgen der Integration technischer Hilfsmittel auf die Prozessperformance und Fehleranfälligkeit zu ermessen. Die Prozessmodelle (die obige Abbildung zeigt einen Ausschnitt als Beispiel) werden wir daher in den kommenden Monaten hier im SEVIP&V-Projektblog noch im Detail vorstellen.

Weitere wesentliche Inhalte der Arbeitsgruppensitzung waren die Diskussion praktischer Probleme beim Einsatz von Sprachsteuerungssystemen in Pflegeumgebungen sowie eine Vorstellung der erfolgreichen Apotheken-App durch den Geschäftsführer der brain-SCC GmbH in Merseburg, Herrn Sirko Scheffler. Die App, die eine verschlüsselte Bestellung von Medikamenten mittels Smartphone-Foto ermöglicht, wird im Großraum Dessau bereits von Pflegeeinrichtungen eingesetzt und könnte eine interessante Ergänzung für ein zukünftiges Pflegeassistenzsystem darstellen. Sie kann übrigens über den Google PlayStore kostenlos heruntergeladen und (in Dessau sowie in Wernigerode) genutzt werden.

AG Prozesse

Treffen der AG Prozessanalyse am 14.01.2015: Im Rahmen der zweiten Arbeitssitzung der AG Prozessanalyse im IGZ Wernigerode wurden drei unter Verwendung der Prozessmanagement-Software ibo.PROMETHEUS.NET digitalisierte Pflegeprozesse detailliert ausgewertet.

Kriterien für die Auswahl von Pflegeprozessen zur weiteren Analyse

Da dem SEVIP&V-Projektteam im Rahmen der ersten InnovaKomm-Förderphase lediglich sechs Monate Zeit zur Verfügung stehen, musste die Anzahl der durch die Arbeitsgruppe Prozessanalyse und -optimierung detailliert zu untersuchenden Pflegeprozesse notwendigerweise eingegrenzt werden. Auf Basis welcher Kriterien sollte jedoch entschieden werden, welchen der zahlreichen in der Pflegepraxis ablaufenden Prozesse besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden soll? Zur Beantwortung dieser schwierigen Frage haben sich Pflegeexperten der MLU Halle, der Hochschule Harz sowie der Xpertcooperation GmbH im Vorfeld der Prozessauswahl auf fünf wesentliche Kriterien geeinigt, die in diesem Blogpost kurz vorgestellt werden sollen:

Fallzahlen: Es sollte sich um Prozesse handeln, die in der stationären Pflege häufig durchlaufen werden müssen, um auch bei einer regional begrenzten Anzahl von Projektpartnern aus der Pflegepraxis ausreichende Fallzahlen für eine Untersuchung der Einspar- und Qualitäts-Effekte liefern zu können. Darüber hinaus ist bei Prozessen mit hohen Fallzahlen eher zu erwarten, dass eine Reduktion der Prozesslaufzeit zu signifikanten Ersparnissen führt.

Dokumentationsbezug: Da eine der zeitsparendsten und für die Nutzer angenehmsten Features des intendierten Pflege-Assistenzsystems die teilweise Entlastung bei der schriftlichen Dokumentation von pflegerischen Tätigkeiten sein wird, sollte es sich vornehmlich um solche Prozesse handeln, in denen eine Dokumentation vorgeschrieben ist.

Logistikbezug: Da eines der zentralen Features des intendierten Pflege-Assistenzsystems die Integration einer Logistikunterstützung sein wird, sollten mindestens einige der für ein Demonstrationsvorhaben selektierten Prozesse einen logistischen Bedarf aufweisen (z.B. den Umgang mit Verbrauchsmaterial, Medikamenten oder Lebensmitteln).

Prozessumfang: Die ausgewählten Prozesse sollten sowohl hinsichtlich ihres Umfangs als auch hinsichtlich ihrer Komplexität noch so überschaubar sein, dass sie sich sinnvoll in Form grafischer Prozessketten darstellen lassen. Außerdem sollte es (auch im Hinblick auf die Innovationsstrategie) noch gut möglich sein, Ablauf und Bedeutung der Prozesse laienverständlich erklären zu können.

Relevanz für die ambulante Pflege: Da das intendierte Pflege-Assistenzsystem perspektivisch auch in der ambulanten Pflege zum Einsatz kommen soll, erscheint die Auswahl solcher Prozesse aus der stationären Pflege sinnvoll, die auch eine Entsprechung in der ambulanten Pflege haben. Kann erfolgreich demonstriert werden, dass das intendierte Pflege-Assistenzsystem zeitliche und qualitative Optimierungen in der stationären Pflege bietet, wäre es für die Evaluation des Systemwerts durch einen potentiellen Mittelgeber sinnvoll, wenn ein äquivalenter Nutzen auch für die ambulante Pflege zu erwarten wäre.

Auf Basis dieser Kriterien wurde eine ganze Reihe von Pflegeprozessen identifiziert (u.a. der Wechsel von Inkontinenzhilfen, die Dokumentation der täglichen Flüssigkeitsaufnahme sowie die Durchführung von Dekubitus-Präventionsmaßnahmen), aus denen letztendlich die drei hier im Blog schon im Dezember vorgestellten Prozesse (morgendliche Grundpflege, Medikamentenverwaltung und -ausgabe sowie Wunddokumentation und -versorgung) ausgewählt wurden. Für diese Prozesse liegen der Arbeitsgruppe inzwischen digitale Modelle aus vier stationären Pflegeeinrichtungen und einem ambulanten Pflegedienst vor, die am kommenden Mittwoch, den 14.01.2015, im Rahmen des nächsten Arbeitsgruppen-Treffens (ab 14:00 Uhr im Innovations- und Gründerzentrum Wernigerode) präsentiert und diskutiert werden sollen. Die Ergebnisse dieses Treffens werden dann natürlich wieder zeitnah im SEVIP&V-Projektblog zusammengefasst.

Prozesskette

Aufschlussreiche Diskussionen über modellierte Pflegeprozesse

Am Mittwoch, den 17.12.2014, kam die Arbeitsgruppe Prozessanalyse und -optimierung (eine von sieben Arbeitsgruppen, in denen die Kerninhalte der SEVIP&V-Innovationsstrategie erarbeitet werden) im Wernigeröder Innovations- und Gründerzentrum (IGZ) zu einer ersten Auswertung der in den vergangenen Wochen erarbeiteten Pflegeprozessmodelle zusammen. Isabell Schrader, Fabian Degen und Daniel Dudka – drei Studierende im Master-Studiengang Business Consulting der Hochschule Harz – präsentierten die in vier stationären Pflegeeinrichtungen im Rahmen von Gesprächen mit Pflegedienstleitern/innen und Pflegefachkräften erfassten Prozesse zur morgendlichen Grundpflege, zur Medikamentenverwaltung und -ausgabe sowie zur Wunddokumentation und -versorgung. Ausdrücklich gedankt sei an dieser Stelle dem Cecilienstift, dem Seniorenheim am Dom in Halberstadt, dem ASB-Pflegezentrum Halberstadt sowie dem Pflegedienst Krüger für die Bereitschaft, den Studierenden Prozesseinblick zu gewähren.

Die zunächst in handschriftlichen Prozessketten erfassten Modelle werden nun in den kommenden Wochen unter Einsatz der Prozessmanagement-Software ibo PROMETHEUS.NET und unter fachlicher Mitwirkung des Instituts für Dienstleistungs- und Prozessmanagement (IfDP) – eines An-Instituts der Hochschule Harz – in digitale Prozessmodelle überführt und Mitte Januar in zwei größeren Auswertungsrunden mit Expertinnen und Experten aus Pflegewissenschaft, Informations- und Kommunikationstechnik, Rechtswesen und Sozialwissenschaften analysiert. Dabei ist insbesondere die Frage zu beantworten, wie sich der Einsatz der im Rahmen von SEVIP&V zu entwickelnden technischen Pflege-Assistenzsysteme auf Qualität, zeitliche Effizienz sowie Wirtschaftlichkeit der modellierten Prozesse auswirken würde – und ob es durch derartige Systeme zu einer echten Verbesserung der Pflegesituation sowohl für die Pflegekräfte als auch für die Pflegebedürftigen käme. Hierzu ergaben sich bereits im Rahmen dieser ersten Präsentation zahlreiche inhaltliche Anknüpfungspunkte – von der schweren Planbarkeit vieler pflegerischer Prozesse aufgrund von individuellen Krankheitsbildern über die Erwünschtheit der Auslagerung von Hilfstätigkeiten bis hin zur Integration von Zielvorgaben der Bezugspflege (bei der ein Pflegebedürftiger pro Monat nur von maximal acht Pflegekräften betreut wird).

Die Arbeitsgruppe wird nächstmalig Mitte Januar zusammenkommen, um die Ergebnisse der softwaregestützten Prozess-Re-Modellierung zu diskutieren. Insgesamt sind bis Ende Februar / Anfang März noch vier Treffen der Arbeitsgruppe geplant – darunter eine gemeinsame Veranstaltung mit der Arbeitsgruppe zur Einbindung von Pflegekräften und pflegenden Angehörigen – bevor die abschließenden Empfehlungen der Arbeitsgruppe zur Innovationsstrategie an die SEVIP&V-Projektleitung übergeben werden.

Prozesskette